Intel
‹‹ Etusivulle
Fujitsu

Sähköinen arkistointi vapauttaa

Jörgen Rejstöm
Kehityspäällikkö
Fujitsu

Harvoin tarvittava tieto kannattaa siirtää arkistoon, jolloin se ei vie turhaan tilaa ja kapasiteettia yrityksen liiketoiminnan tai organisaation toiminnan keskeisistä järjestelmistä. Arkistointi keventää järjestelmien kuormaa ja helpottaa näin ajankohtaisen tiedon hyödyntämistä.

"Liiketoiminnan järjestelmiin kertyvä tieto kasvattaa niiden kokoa ja hankaloittaa ylläpitoa, versioiden päivitystä ja varmuuskopiointia. Tyypillisesti järjestelmiin kasautuu runsaasti tietoa, jota mahdollisesti tarvitaan jatkossa ehkä vasta vuosien kuluessa. Oikeilla prosesseilla tietojen siirtäminen sähköiseen arkistoon vaatii hyvin vähän vaivaa", Fujitsun kehityspäällikkö Jörgen Rejström kertoo.

Lait pakottavat kaikki organisaatiot arkistoimaan erilaisia asiakirjoja ja joissakin tapauksissa myös hävittämään ne dokumentoidusti määrätyn ajan kuluttua.

Tallennusjärjestelmä on peruskivi

Sähköisen arkiston peruskivi on tiedon elinkaaren kannalta tarkoituksenmukainen tallennusjärjestelmä. Sen täytyy olla skaalautuva sekä helposti laajennettavissa ja kahdennettavissa korkean käytettävyyden saavuttamiseksi. Samalla tallennusjärjestelmä on osa tietoturvallisuutta, esimerkiksi arkistoituja tiedostoja ei voi poistaa ennen kuin säilytysaika on umpeutunut. Tiedostot täytyy tallentaa turvallisesti säilyvään formaattiin.

” Oikeilla prosesseilla tietojen siirtäminen sähköiseen arkistoon vaatii hyvin vähän vaivaa. ”

Arkistonhoitajan keskeinen tehtävä on oikean tallennusformaatin valinta. Fujitsun CaseM-arkisto ja ETERNUS-tallennuslaitteet, kuten ETERNUS DX-levyjärjestelmä ja ETERNUS LT-nauhakirjasto, auttavat hoitamaan vaivattomasti muut arkistoinnin haasteet. Fujitsu auttaa asiakkaitaan rakentamaan sähköisen arkiston automatisoidusti ja suoraviivaisesti.

"Arkistoinnin automatisointi vähentää ylimääräistä työtä, vaivaa ja resurssihukkaa. Tämän lisäksi arkistoidut tiedot nopeuttavat päätöksentekoa, kun harvoin tarvittavakin tieto on heti haulla saatavissa. Asiallisesti luokiteltu ja metatiedotettu tieto löytyy sähköisestä arkistosta ja nopeuttaa päätöksentekoa, jos vanhat asiat nousevat yllättäen ajankohtaisiksi", Rejström sanoo.

Fujitsu helpottaa sähköisen arkiston käyttöönottoa integraatiokirjastoilla. Ne auttavat yhdistämään lähdejärjestelmät arkistoon tietomallien avulla.

Tiedon suuri määrä ja vaativa käsittely mutkistavat arkistointia

Erityisen haastavaa arkistointi on organisaatioissa, jotka käsittelevät suurta määrää tarkasti käsiteltävää tietoa. Esimerkiksi julkishallinnon organisaatioiden, kuten kuntien, käytössä on valtava määrä tietoa, joka täytyy arkistoida ja käsitellä lakien ja säädösten mukaan ja samaan aikaan tiedon pitää olla helposti käytettävissä. Osa kunnista on erittäin pitkällä sähköisen asioinnin ja automatisoinnin kanssa, jotkut kunnat arkistoivat edelleen tietonsa manuaalisesti.

” Fujitsu auttaa asiakkaitaan rakentamaan sähköisen arkiston automatisoidusti ja suoraviivaisesti. ”

Finanssialan yrityksissä syntyy valtavat määrät tietoa; sopimuksista transaktioihin. Usein tieto tulee säilyttää pitkään, ehkä vuosikymmeniä ennen kuin sitä tarvitaan. Teollisuuden ja rakennusalan yrityksillä taas liikkuu valtava määrä laskuja toimitetuista ja vastaanotetuista tilauksista. Tietoa kertyy useisiin lähdejärjestelmiin, mutta tieto täytyy yhdenmukaistaa ennen arkistointia, jotta se on haettavissa ja löydettävissä.

Fujitsun CaseM-arkisto täyttää pitkäaikaisen säilytyksen vaatimukset ja viranomaismääräykset Arkistolaitoksen Sähke2-sertifikaatin mukaisesti.


Saammeko kuulla myös Sinun mielipiteesi tai kysymyksesi?

Haluan, että minuun otetaan yhteyttä.

Roskapostisuodatus *:



Pysy tiedon tasalla!

Tilaa Fujitsun kuulumiset sähköpostiisi ››

Yllä olevan linkin takaa voit tehdä uutiskirjeeseen liittyviä valintoja tai halutessasi poistua postituslistaltamme.


Tutustu myös: